Teklif gönderirken, tedarikçiyle yazışırken ya da bir müşteriye fatura iletirken kullandığınız e-posta adresi, işletmenizin ilk izlenimlerinden biridir. Ücretsiz bir e-posta servisindeki adres yerine “ad@firmaniz.com.tr” biçimindeki bir adres, güven ve profesyonellik algısını doğrudan etkiler.
Kurumsal e-postanın faydaları
- Güven: Alıcı, e-postanın gerçekten sizden geldiğinden emin olur; dolandırıcıların sizi taklit etmesi zorlaşır.
- Kontrol: Çalışan ayrıldığında hesap ve yazışmalar işletmede kalır; müşteri ilişkisi kişiye bağlı kalmaz.
- Düzen: “bilgi@”, “muhasebe@”, “destek@” gibi ortak adreslerle gelen talepler dağılmaz, birden fazla kişi takip edebilir.
- Güvenlik: İki adımlı doğrulama, erişim politikaları ve merkezi yönetim mümkün olur.
- Takvim ve dosya paylaşımı: Kurumsal paketler genellikle ortak takvim, toplantı ve dosya paylaşımını da içerir.
Alan adı neden önemli?
Alan adı (ör. firmaniz.com.tr) hem web sitenizin hem de e-postanızın adresidir. Alan adının işletme adına kayıtlı olması ve yönetim bilgilerinin işletmede bulunması gerekir. Sık karşılaşılan bir sorun, alan adının yıllar önce bir ajans ya da eski bir çalışan adına alınmış olması ve yönetim şifresine kimsenin ulaşamamasıdır. Yenileme unutulduğunda site ve e-posta aynı anda durabilir.
Alan adının kimin adına kayıtlı olduğunu, yenileme tarihini ve yönetim paneline kimlerin erişebildiğini bugün kontrol etmeniz, ileride yaşanabilecek büyük bir sorunu önler.
Teslim edilebilirlik: e-postalarınız neden spam’e düşüyor?
Alan adınız için üç DNS kaydının doğru yapılandırılması, gönderdiğiniz e-postaların istenmeyen klasörüne düşmesini büyük ölçüde engeller ve adınıza sahte e-posta gönderilmesini zorlaştırır:
- SPF: Alan adınız adına hangi sunucuların e-posta gönderebileceğini belirtir.
- DKIM: Gönderilen e-postalara dijital imza ekler; içeriğin yolda değiştirilmediğini kanıtlar.
- DMARC: SPF ya da DKIM doğrulamasından geçemeyen e-postalara ne yapılacağını söyler ve size rapor gönderir.
Web sitenizin formlarından giden bildirimler ya da toplu e-posta araçları da bu kayıtlara eklenmelidir; aksi hâlde kendi sistemlerinizin e-postaları da şüpheli görülebilir.
Geçişte dikkat edilecekler
- Eski e-postaların ve kişi listelerinin yeni hesaplara taşınması
- Telefon ve bilgisayarlardaki e-posta ayarlarının güncellenmesi
- Geçiş süresince gelen e-postaların kaybolmaması için DNS değişikliğinin doğru zamanlanması
- Eski adreslere gelen e-postaların bir süre yeni adreslere yönlendirilmesi
- Kullanıcılara kısa bir kullanım ve güvenlik bilgilendirmesi
Kurumsal e-posta kurulumu, alan adı yönetimi ve DNS ayarları için kurumsal IT desteğimizden yararlanabilirsiniz.